賃貸管理とは？業務内容や賃貸管理会社の役割・選び方について

賃貸管理とは

賃貸管理とは、不動産の賃貸を行ううえで必要となるすべての業務を指します。アパートやマンションなどの賃貸物件を運営する際には、各種契約手続きや入居者の募集、問い合わせへの対応、建物の清掃・維持管理などさまざまな業務が発生します。

これら多岐にわたる業務をまとめて賃貸管理といい、賃貸不動産を所有するオーナーは「どのように賃貸管理を行うのか」を考えなければなりません。

賃貸管理の役割

賃貸管理は賃貸経営するうえで必須の業務であり、入居者の適切な管理と快適な住環境の整備によって物件の収益性をキープする役割も果たしています。

たとえば、賃貸管理業務の1つである家賃の回収を怠ると、家賃の滞納が常態化してしまい未払いのまま退去される事態にもつながりかねません。建物を清掃・修繕せずに放置していると、建物の見栄えが悪くなり入居率も下がってしまうでしょう。

安定的な賃貸事業を営むには、適切な賃貸管理が必要不可欠といえます。

賃貸管理の業務内容

賃貸管理の業務内容は、入居者に関わる「入居者対応」と、賃貸する建物に関わる「建物管理」の2つに大きく分けられます。賃貸経営の収益性を維持するには、「入居者への対応＝ソフト面」と「建物の維持管理＝ハード面」の両面からのアプローチが不可欠です。

ここからは、「入居者対応」と「建物管理」の具体的な業務内容を解説していきます。

入居者対応

家賃の支払いが遅れている入居者への働きかけや、クレーム・トラブルなどへの対応、契約や更新時の手続きなどが入居者対応の業務です。さらには、空室があれば入居者を集めるための営業活動も重要です。直接入居者と関わることになるため、入居者に悪い印象を与えないよう配慮する必要があります。

主な入居者対応として、4つの業務を詳しくご紹介します。

家賃の回収

入居者から家賃が予定どおりに支払われているのかの確認と、家賃滞納者への対応を行います。家賃の支払い方法は、口座からの自動引き落としやクレジットカード払いが主流のため、口座への入金忘れによって期日に支払いができなかったケースも多いです。家賃が未払いの入居者には連絡を入れて、支払日の確認をします。

一方、家賃を支払うお金がない、期日に応じないなど家賃の回収が困難なケースでは、連帯保証人に連絡して契約解除へと法的な措置を進める必要が出てくるかもしれません。入居者が家賃保証会社と契約している場合は、家賃保証会社に滞納の報告を入れると家賃の立て替えと督促を行ってくれます。

クレーム・トラブル対応

入居者からのクレームやトラブルの報告を受け、対応策を取るのも賃貸管理の業務です。クレームやトラブルの例としては以下のようなものがあります。

1. 浴室や洗濯機などの水回りからの水漏れ
2. お湯が出ない、エアコンが効かないなどの付帯設備の不具合
3. 騒音や悪臭、ゴミ出しルールの違反など近隣住民への苦情

物件設備の異常や故障、マナーの悪い住民に対する苦情などがおもなクレーム内容です。設備の不具合を放置すると、入居者の生活の質が低下してしまうだけでなく、重大事故にもつながりかねません。また、住民同士のトラブルは、初期対応によっては事態をさらに悪化させる恐れもあります。クレームやトラブルへの対応は、迅速で的確な対応が求められるハードな業務といえます。

契約手続き

入居時や更新時には、契約書を作成して入居者と契約の取り交わしを行わなければなりません。契約解除時にも、退去時の立ち合いや修繕費用の精算などが必要です。

入居時は、重要事項の説明や金銭の受け取り、火災保険の手続き、鍵の受け渡しなどさまざまな作業が発生します。契約更新は2年ごとに行われるのが一般的で、入居者ごとに異なるタイミングで更新手続きを進める必要があります。重要事項説明書や賃貸借契約の作成は、法的な専門知識やノウハウが求められる作業です。契約のトラブルを未然に防ぐためにも、漏れがないよう慎重に手続きしなければなりません。

入居者募集

空室があれば入居者を募集する必要があります。空室からは家賃収入が得られないため、収益を保つためにはできるだけ早期に入居者を見つけなければなりません。

具体的には、ポータルサイトへの物件情報掲載、チラシ作成、ポスティングなど、物件を認知してもらうための営業活動を行います。また、入居を検討する方の内見案内では、物件に好印象を持ってもらえるように、丁寧な接客態度で部屋のアピールをすることも求められます。

建物管理

建物管理には、建物や設備の維持、定期的な清掃、修繕計画の策定などが含まれます。建物管理の業務は、建物の老朽化を防ぎ資産価値を維持するために必要不可欠です。さらには、入居者の快適性や、これから入居する人の「住みたい」意欲を高めるといった入居者管理業務に対してもプラスの効果も発揮します。

ここからは、建物管理の業務内容を4点ご紹介します。

建物の維持・管理

建物の維持・管理は、建物を定期的に見回って、劣化や損傷がないかをチェックする業務です。エントランスや共用廊下などの建物内部、外壁や屋上などの建物外部、駐車場や庭などの敷地全体を巡回し、異常や不具合があれば簡易的な修繕まで行います。

敷地内の雑草や害虫の駆除、共用灯の交換など、環境を維持するための作業も含まれます。適切に建物を管理するためには、消防法や建築基準法といった専門知識も必要です。

設備の維持・管理

建物に付属する設備に対しても、維持・管理のためには定期的な点検を行わなければなりません。なかでも、点検が法律によって義務付けられている「法定点検」は、以下のようなものがあります。

1. 非常ベル、スプリンクラー、消火器などの消防用設備点検
2. 簡易専用水道、専用水道（受水槽給水方式）の検査
3. エレベーター定期検査
4. 特定建築物定期調査（一定規模以上のアパートやマンション）

法定点検は資格を持つ専門業者に依頼します。法定点検を怠ると罰則を受けたり、万が一事故が起きた場合には物件の所有者・管理者の責任が問われたりする恐れがあるため、賃貸経営を行ううえで必要不可欠な業務です。

そのほか、自動ドアや防犯カメラなど、入居者の暮らしの安全性を守るための任意点検も行う必要があります。

定期清掃

入居者の住み心地を快適な状態に保つために、建物全体の清掃を定期的に行います。建物の見た目を美しく保つことは、資産価値の低減防止にもつながります。

日常的な清掃業務の例は、廊下やエントランスなど共用部分の掃き掃除・水拭き、外回りのゴミ拾い、植栽の手入れなどです。一定の頻度で行う特別清掃は、高所ガラス窓のクリーニング、床面の高圧洗浄などが挙げられます。

修繕計画の策定

建物の資産価値を維持するためには、長期的に修繕計画を立てておくことが大切です。然るべきタイミングで修繕されずに放置された建物は、その分劣化が早まります。その結果、入居者が集まりにくくなり、最終的に物件を手放すときにも売却価格が低くなってしまうかもしれません。

5年・10年おきの小規模修繕、10〜15年おきの大規模修繕などの計画を立て、さらには工事費の変動や予定の変更などを踏まえて、定期的な見直しも必要となります。

賃貸管理会社を利用するメリット

ご紹介してきた賃貸管理の具体的な業務は内容が多岐にわたり、なかには専門知識が必要となるものも少なくありませんでした。

そこで活用したいのが賃貸管理会社です。賃貸管理会社は、賃貸経営に関わるさまざまな業務を代行、サポートしてくれる存在です。賃貸管理会社を利用することで得られるメリットを3点にまとめました。

プロの専門知識と経験に任せられる

賃貸管理会社は、賃貸経営に関する専門的な知見を持っています。賃貸管理を専門としているため、入居者とのやり取りや賃貸借契約締結、退去時の精算や修繕、建物の維持管理などにおいて豊富な経験やスキルのある社員に業務を進めてもらえます。

賃貸経営についてのノウハウを教えてもらったり、不動産市場の動向などを聞けたりできる点もメリットといえるでしょう。自力で進めていく賃貸経営に不安を感じるときにも、頼れるパートナーとしてアドバイスが受けられるかもしれません。

煩雑な管理業務の負担を軽減できる

賃貸管理会社を利用すると、賃貸管理業務にかかる時間や労力を軽減できます。賃貸経営に必要な業務をすべて自分だけで行うのは非常に大変です。業務に対応する時間だけでなく、専門的な業務を理解するための勉強や、クレーム対応などにかかる心理的ストレスなど、作業量以上の見えない負担が大きい仕事といえます。

賃貸管理に割ける時間が十分に確保できない方にとって、専門スタッフの知見やマンパワーのサポートが受けられるメリットは大きいでしょう。

複数の物件を所有できる

所有する物件数が増えるほど、賃貸管理の業務量も増えていきます。すべてを自分自身で行うのであれば所有できる物件に限界が出てしまいますが、賃貸管理会社を利用すれば、管理業務にかかる労力を気にすることなく複数の物件を所有できます。

また、賃貸管理会社に委託すれば、物件の所在地が遠方であっても問題ありません。将来的に物件を増やしていきたいときにも、賃貸管理会社は頼もしい味方となってくれるでしょう。

賃貸管理会社を利用するデメリット

反対に、賃貸管理会社を利用するデメリットとしては、委託コストがかかる点があげられます。自分で賃貸管理を行えばコストはかかりませんが、専門業者に頼む以上は一定の費用が発生します。

また、コスト面やサービス面で納得できる賃貸管理会社に依頼するためには事前のリサーチも必要です。賃貸管理会社に依頼するときのデメリットを2点ご紹介します。

費用がかかる

賃貸管理会社に賃貸管理を依頼する以上、報酬として管理手数料を支払わなければなりません。管理手数料の一般的な目安は「家賃収入の5％」程度です。ただし、業務の範囲は会社によってバラバラなため、一概に管理手数料のパーセンテージだけでは判断できません。賃貸借契約の締結時には、成功報酬や仲介手数料がかかる場合もあります。

賃貸経営に限らず、収益を得るための投資や事業を継続するには一定の費用が必要です。自分で賃貸管理する労力と委託コストを比べて判断しましょう。

会社の選定が必要

賃貸管理会社は、会社によって手数料や業務の範囲、サービス内容が異なります。こちらが求める業務に適した賃貸管理会社に依頼するためには、複数の会社をリサーチして比較しなければなりません。

例えば、入居者募集などの広告宣伝活動を行わない、クレーム対応が含まれていないなど、会社によって提供する業務内容に違いがあります。業務範囲が広ければその分管理手数料も高くなる傾向があるため、こちらが委託したい業務を明確にして検討しましょう。

賃貸管理会社の選び方

大切な資産である不動産が安定的に収益を出し続けるためには、適切な賃貸管理が必要不可欠です。賃貸管理を委託するのであれば、信頼できる賃貸管理会社を選ぶ必要があります。

業務内容や契約形態が求めているものであるか、適切な費用設定か、親切な対応をしてくれるかなど、長きにわたる賃貸経営のパートナーは慎重に見極めなければなりません。賃貸管理会社を選ぶ際に失敗しないためのポイントを、以下の記事で詳しく解説しています。

賃貸物件の管理方式

賃貸管理は2つの管理方式に大別できます。

1. 自主管理：物件の所有者が賃貸管理を行う
2. 管理委託：賃貸管理会社に管理を委託する

自主管理は委託費用がかからないため収益性は向上しますが、管理に手間と時間がかかります。管理委託であれば委託コストはかかりますが、安定的な賃貸管理によって資産価値の維持や空室リスクを避けられるメリットが得られます。

自主管理のデメリットや管理委託との違いについては以下の記事を参考にしてください。

賃貸管理会社の変更

現在委託している賃貸管理会社から、別の賃貸管理会社への変更は可能です。管理手数料が相場より高い、担当者や管理会社の対応に不満を感じている、空室率が下がらないなど現状を改善したい思いがある場合、管理会社の変更を検討するタイミングかもしれません。

賃貸管理会社を変更する流れや注意点をまとめたこちらの記事を参考に、賃貸管理会社の変更を進めていきましょう。

賃貸管理会社の比較ポイント

賃貸管理会社を比較検討する際のチェックポイントを3点にまとめて解説します。

最初にチェックするべき点が「業務範囲」です。希望する業務を委託できると確認できたうえで、その会社のこれまでの「管理実績」や、コミュニケーションをとるときの「報告・連絡・相談体制」に着目して比較していきましょう。3つのポイントごとに詳しく解説します。

業務範囲が希望するとおりか

まずは、管理を委託できる業務範囲がこちらの希望と合致しているかを確認しましょう。賃貸管理会社によってカバーできる業務範囲は異なります。入居者の募集である仲介業務のみを行う会社、管理業務のみを行う会社も存在し、それぞれの強みや特徴を活かしてサービスを提供しています。

管理業務だけをお願いしたいのか、仲介・管理の両方とも行う会社にお願いしたいのか、求める業務を明確にして管理会社を絞りましょう。さらには、トラブル対応に可能な時間帯や定期清掃の巡回頻度など、細かな点までチェックが必要です。

入居率や稼働率、空室期間など管理実績

賃貸管理会社を比較するには、入居率や稼働率、空室期間などの管理実績が重要なポイントです。信頼できる賃貸管理会社を選ぶために、これまでの実績が表れた数値を判断材料にしましょう。

空室を減らして収益を上げるには集客力が必要です。集客力は、入居率や平均空室期間などに表れます。また、店舗数の多さや地域に密着して長年営業しているなど、知名度や地元への深い理解なども集客力の高さへとつながります。目に見える実績を客観的に考慮して、集客力のある賃貸管理会社を選びましょう。

報告・連絡・相談体制

報告・連絡・相談などのコミュニケーション体制も、賃貸管理会社を選ぶ際に大切なチェックポイントです。入居者や物件オーナーからの問い合わせに対して、「スピーディに」「丁寧に」返答してくれるかどうかを確認しておきましょう。

クレーム対応の早さは入居者の満足度につながります。逆に対応が遅れてしまうと、問題が複雑化し損害が拡大してしまうリスクが高まります。

また、担当者との相性も重要です。こまめな報告を入れてくれたり相談を聞いてくれたりと、コミュニケーションが取りやすい人物であるかどうかも契約前にチェックしておきましょう。

まとめ

入居者対応や建物管理など、賃貸経営を行ううえで発生するさまざまな業務が賃貸管理業務です。賃貸管理を賃貸管理会社に委託すると、委託コストはかかりますが、知識や経験が豊富なプロに運営を任せられオーナーの負担が軽減されます。

ただし、賃貸管理会社によって業務範囲やサービスの質が異なります。こちらが希望する業務を委託できるのか、実績は豊富か、担当者は適宜コミュニケーションをとってくれるかなどを重視して、安心して物件を任せられる賃貸管理会社を選定しましょう。